個人情報に関する公表事項
1．適切な個人情報の取扱に関すること
株式会社保険メンテナンス（以下、「当社」という）は、当社が独自に適法な手続に基づき取得した個人情報を以下に記載の目的で利用いたします。また、これらの目的で、当社から個人情報の提出等を求める場合がありますが、当社への個人情報の提出等は任意です。ただし、個人情報を提出等して頂けなかった場合、保険申込の手続きやご案内を遅延・停止する場合があります。なお、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を委託することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱に関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施いたします。
（1）利用目的
当社は、保険会社より代理店業務の委託を受けているため、取得した個人情報を当該業務の遂行に必要な範囲内で利用し、あらかじめご本人の同意なく、その他の目的に利用しません。
当社における具体的な個人情報の利用目的は次のとおりです。
1.メットライフ生命保険株式会社の各種商品やサービスの案内・提供・維持管理のため
主な各種商品やサービスの内容は、メットライフ生命保険株式会社のウェブサイトに掲載しておりますので、ご確認ください（https://www.metlife.co.jp/）。
なお、この利用目的は、公表するほか、ご本人から直接書面等にて個人情報を取得する場合に明示いたします。
また、当社は取得した個人情報について、この利用目的に必要な範囲で、当社グループ会社である株式会社ニュートン・フィナンシャル・コンサルティングと共同利用致します。
本共同利用においては、当社の個人情報保護管理者が共同利用の管理責任者として責任を持って皆様の情報の管理をおこないます。
２.お客様との通話内容確認及びお客様対応の品質向上のため
当社では、お客様との通話を録音させて頂く場合がございます。通話録音データは「お客様との通話内容確認及びお客様対応の品質向上」に利用いたします。
３.採用選考のため
当社へご応募いただいたご本人様の情報（氏名、住所、電話番号等）は、採用選考のために利用いたします。また、採用選考のために必要な範囲で、当社グループ会社（外部サイトへ移動します）と共同利用します。当社グループ内においては、当社の個人情報保護管理者が共同利用の管理責任者として責任を持って皆様の情報の管理をおこないます。
（2）個人情報の開示等の請求窓口
個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止のご請求及び個人情報に関する苦情・ご相談については、「3．個人情報の開示等の受付方法・窓口」をご覧ください。
（3）個人情報の取り扱い責任者
個人情報保護管理者 代表取締役 田中 瑛
2．保有個人データの安全管理措置・周知事項
2-1 保有個人データの安全管理のために講じている措置
(1）基本方針の策定
当社では、個人データの適正な取扱確保のため、「個人情報保護方針」を策定しております。
（2）個人データの取扱いに係る規律の整備
当社では、「個人情報保護方針」を受け規程・マニュアル等を整備しております。
（3）組織的安全管理措置
当社では個人情報保護に関する体制を定め、個人情報保護に関する責任者（個人情報保護管理者）を設置し、責任者の役割を定め責任を割り当てることにより、法や当社における規程、マニュアル等に違反している事、又は不正アクセス等の兆候を確認した場合には、個人情報保護管理者への速やかな報告・連絡体制を構築しております。また、個人データの取扱い状況について、定期的な自己点検・監査を実施しております。
（4）人的安全管理措置
「個人情報保護方針」を受け作成されたマニュアル等にて、個人情報保護のルールを明確にし、当社従業員に対し遵守を求めております。また個人データの取扱いに関する留意事項について、当社従業員に対する定期的な研修を実施しております。
（5）物理的安全管理措置
関係者以外による個人データ閲覧防止のため、個人データを取扱う執務スペースにおいて入退者の管理を行っております。また、個人データを取扱う機器・電子媒体及び書類等の盗難、又は紛失等を防止するため、社内デスクトップPCをはじめ、各装置・情報・ソフトウェアの持出しを禁止、また個人データを含む書類等の持出しについては事前の許可を要するものとするとともに、ノートPCについてはハードディスク全体の暗号化または個人情報の保存を禁止する対策を講じております。
（6）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、当社従業員の取扱う個人情報データベース等の範囲を限定し、従業員のウェブサイト・電子メールの利用状況の監視（モニタリング）、またPCから外部媒体へのデータ書き出しが不可能となる仕組みを導入しております。また、外部からの不正アクセスに対しては、情報システム部門にて外部からの不正アクセスを防止する仕組みを導入しております。
（7）外的環境の把握
当社は日本国内でのみ個人データを保管しており、日本における個人情報保護制度に基づいて安全管理措置を実施しております。
2-2 当社は、保有個人データの取扱いにあたり、下記の事項を公表いたします。
（1）当社の名称
株式会社保険メンテナンス
（2）個人情報保護管理者
代表取締役 田中 瑛
（3）すべての保有個人データの利用目的
当社業務における保有個人データ及びその利用目的は下表の通りです。下記の個人情報については、保有個人データとして、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求をおこなうことができます。
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 応募者情報 | 当社が必要とする人材の採用判断のため |
| 在職者情報 | 人事管理業務及び業務の連絡のため |
| 退職者情報 | 法で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため |
| 顧客情報 | 当社事業における商品のご案内・サービスの提供の為 |
| 各種お問合せ情報 | 各種お問合せ対応のため |
（4）保有個人データの取扱いに関するお問い合わせ・苦情等の申し出先
名称 : 株式会社保険メンテナンス
所在地 : 東京都新宿区新宿五丁目17番18号 H&Iビル
電 話 : 0120-613-162
受付時間：月曜日～金曜日 10時～18時
電子メールアドレス : info@hoken-maintenance.co.jp
ウェブサイト : https://hoken-maintenance.co.jp
（5）開示等の請求方法
「3．個人情報の開示等の受付方法・窓口」参照
3．個人情報の開示等の受付方法・窓口
当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止のご請求、第三者提供記録の開示、及び個人情報に関する苦情・ご相談については、以下の方法にて受け付けます。ただし、ご請求いただいた個人情報につき、法令等の規定により個人情報を開示できない場合や当社の保管期間を過ぎた場合、以下の受付方法によらない請求については、お客様の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、又は第三者への提供停止に応じることができませんのでご了承下さい。
（1）受付手続
2.（4）に記載の電話番号またはメールアドレスにご連絡の上、申請してください。受付手続についての詳細は、お申し出頂いた際にご案内申しあげますが、以下の方法によりご本人様（または代理人）であることの確認をしたうえで、電磁的記録の提供、書面の交付その他の方法により、回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申請書をご提出いただく場合がございます。
＜ご本人確認の方法＞
■ご本人様より開示等を申請する場合、ご本人様であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
- 電話口での確認方法 ：氏名・住所・電話番号・生年月日等の当社ご登録情報の確認
- 申請書をご提出いただく際に同封いただくもの：運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、特別永住者証明書の写しのいずれか１つ
■代理人様より開示等を申請する場合
- 申請書をご提出いただく際に同封いただくもの
：代理人であることを示す委任状
：委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書
：代理人の本人確認書類（ご本人様からのお申込の場合に準じます）
なお、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。
（2）手数料
開示及び利用目的の通知の求めに対し、郵送の方法により回答した場合は、1件につきその時点の実費相当分の郵便料金（郵送・簡易書留代）をご負担いただきます。申請書類に実費相当分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。
＜個人情報お問合せ申請書のダウンロード＞
個人情報お問合せ申請書 [PDF:368KB]
※PDFファイルをご覧頂くためにはAdobe Readerのインストールが必要となります。
制定日：2021年８月31日
改定日：2022年４月１日